リモートワークで業務効率を上げるために必要な3つのスキル

アフターコロナの現在では、オフィス回帰の傾向が見られますが、リモートワークもしくは出社とのハイブリッド型を継続する企業もまだまだ多いのではないでしょうか。

リモートワークは、仕事の柔軟性と自由度を高めるだけでなく、生産性と効率性を向上させるためにも素晴らしい方法です。筆者はリモートワークでのフリーランス歴が長く、セルフコントロールが売上に直結するため鍛えられたように思います。しかし、オフィス勤務の会社員歴が長い方ほど、リモートワークにおける自己管理の難しさを実感しているのではないでしょうか。

そこで本記事では、リモートワークで業務効率を上げるために必要な3つのスキルについて説明します。

1.自己管理スキル

リモートワークでは、自己管理スキルが非常に重要です。

自己管理スキルにはいくつかのコツがありますので、その内容をお伝えします。まず、自分自身を管理し、時間を管理するためには、日々のスケジュールを積極的に埋めていくことが必要です。社内MTGやクライアントへの報告会等だけでなく、インプットやアウトプットなどの自分がやるべきタスクもスケジュールで管理することで、日々のやるべきことが明確になっていきます。

また、リモートワークでは、仕事の環境を整えることが必要です。プライベートと区別することは難しいかもしれませんが、自分が集中できる環境を作り、誘惑を避けましょう。例えば、TVやベッドがあるプライベートの部屋と仕事部屋を分けるなどの工夫をすることにより、生産性を最大限に高めることができます。シェアオフィスなどが近場にあれば気分転換のために活用するのも良い方法です。

さらに、リモートワークは通勤と比べて身体を動かす時間が極端に減るため、健康管理も意識的に行う必要があります。筆者は前職もフルリモートワークの会社で働いておりましたが、社員の多くが健康や運動不足について課題と感じていたことが印象的でした。

そこで、社内で「スポーツウェルネス部」という部活を立ち上げ、チャットツールの専用チャンネル上に日々の運動報告をして、お互いに褒め合うような活動を1年以上継続することができました。

社内での評価は非常に好評で、運動嫌いな方々も宅トレやウォーキングの活動報告をしてくださり、「腰痛が軽減されました！」「運動を習慣化することができました！」等の嬉しい声をたくさんいただきました。

この事例のように、一人での健康管理が苦手な方には同僚や家族など周りを巻き込んで楽しみながら継続してみることをおすすめいたします。

日々の具体的な運動としては、通勤で浮いた時間をウォーキングや筋トレ、ストレッチの時間に充てるなど、オフィス勤務以上に健康管理が求められるのがリモートワークです。

このように、健康面も含めた自己管理スキルを磨くことで、リモートワークでの生産性と効率性を向上させることができるでしょう。

2.コミュニケーションスキル

リモートワークでは、オンラインでのコミュニケーションが必要です。フルリモートワークの場合はほぼ100%がオンラインになるでしょう。

しかし、オンラインでのコミュニケーションは、対面でのコミュニケーションよりも難しい面があります。そこで、リモートワークで効率的なコミュニケーションを行うためには、いくつかのスキルが必要となります。

まずは、自分の考えを正しく相手に伝えるスキルです。チャットツールやメールなどのテキストベースのコミュニケーションでは、非言語情報によりニュアンスを伝えることができないため、相手にメッセージが正しく伝わるように意識してコミュニケーションを取る必要があります。

テキストベースのコミュニケーションを鍛えるには、ブログ等の執筆に取り組んでみることをおすすめします。会社ブログやプライベートブログなど、文章を書く機会は多くあると思いますので積極的にアウトプットしていきましょう。

また、リモートワークではビデオ会議でのコミュニケーションも重要になります。社内でのコミュニケーションではカメラを利用しなくても問題ないでしょうが、クライアントとのビデオ会議を行う場合は、カメラをオンにすることが多いのではないでしょうか。

以下、ビデオ会議でのおすすめのカメラ設定です。

• カメラの位置

カメラは目の高さに配置することが重要です。視線が直接相手に向けられるようにしましょう。画面の下からアングルで映ることを避け、上から見下ろすようなアングルも避けると良いでしょう。

• 照明

明るく均一な照明を確保してください。顔が暗くならないように、窓の背後などの明るい場所に座るのは避けましょう。デスクランプやリングライトなどの補助照明を使用すると、顔がより鮮明に映ります。

• 背景

背景には整理された、清潔な空間を選ぶことが望ましいです。背景が乱雑だと、相手に不快感を与える場合があります。無地のベージュなどのシンプルなカーテンがおすすめですが、難しい場合はバーチャル背景機能を使って背景をぼかすなどの設定を検討しましょう。

• カメラの解像度とフレームレート

カメラの解像度を高めることで、映像のクオリティが向上します。720p以上の解像度を選ぶことをお勧めします。また、フレームレートも30fps以上が望ましいです。

• カメラのオートフォーカス

カメラが自動で焦点を合わせるオートフォーカス機能を利用すると、常に鮮明な映像を提供できます。

• バックグラウンドノイズの低減

カメラによっては、バックグラウンドノイズを自動的に低減する機能があります。この機能を有効にすると、会話がより聞き取りやすくなります。

• カメラとマイクのテスト

ビデオ会議を始める前に、カメラとマイクの設定をテストしてください。映像が適切に映るか、自分の声が相手に聞こえているかを確認しましょう。

これらの設定を意識することで、ビデオ会議の質が向上し、相手とのコミュニケーションがスムーズになるでしょう。特に、クライアントとのMTGや報告会のような重要な会議では、必ず事前にカメラ設定をチェックしておきましょう。

3.デジタルスキル

リモートワークでは、デジタルスキルが不可欠です。デジタルスキルは、オンラインでのコミュニケーションや、ファイルの共有、データの整理など、多くの業務に関連しています。デジタルスキルを磨くことで、業務の生産性と効率性を向上させることができます。

デジタルスキルの例としては、クラウドストレージサービスを利用することが挙げられます。クラウドストレージサービスは、ファイルを共有し、ファイルにアクセスするための便利なツールです。

ただし、リモートワークの環境では、情報漏えいや不正アクセスのリスクが高まるため、デジタルセキュリティについての対策が必要です。例えば、パスワードの強度を高める、ブラウザのパスワードマネージャーでパスワードを管理する、パスワードを管理しているPCには第三者が不正に操作できないよう、必ず端末やOSのログインにもパスワードをかけておくなどが挙げられます。

さらに、機密情報を扱う場合には、暗号化されたファイル共有サービスを使用することが推奨されます。また、セキュリティソフトウェアをインストールして、ウイルスやマルウェアなどの攻撃からパソコンを保護することも重要となります。

このように、セキュリティ対策も含めたデジタルスキルは、リモートワークに限らず、現代のビジネスにおいてとても大切なスキルです。デジタルスキルを磨くことで、自分自身やチームの業務効率を高めることができるでしょう。

まとめ

リモートワークは、仕事の柔軟性と自由度を高めるだけでなく、生産性と効率性を向上させるためにも素晴らしい方法です。しかし、リモートワークで効率的に業務を行うためには、自己管理スキル、コミュニケーションスキル、デジタルスキルが必要となります。

自己管理は、リモートワークを行う上で非常に重要なスキルであり、スケジュール管理や自己モチベーションの維持に役立ちます。コミュニケーションスキルは、情報共有やチームワークの向上に役立ちます。そしてデジタルスキルは、オンラインでの業務に必要なスキルであり、クラウドストレージやチャットなどのツールを使いこなせることが求められます。これらのスキルを身につけることで、リモートワークで生産性と効率性を向上させることができるでしょう。